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公司培訓辦公室計算機使用的基礎知識

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發布者：qh辦 發布時間： 閱讀：6250次

公司培訓辦公室計算機使用的基礎知識

----辦公計算機的正確使用方法

1、基本原則：

①學會正確地使用計算機、安全地使用計算機、科學地使用計算機。要按計算機規定程序操作；要定期按時升級殺毒軟件；要按照企業的電子文檔管理規定，及時整理每天產生的新文件；清除已經作廢的文件；將正在使用或者等待領導審批的文件存入臨時文件夾；分類編輯正式文件的電子序號；存入指定的專用文件夾，并作好正式文件的備份，同時存入機器硬盤和移動硬盤。便于今后工作需要時的快捷查詢。不要讓計算機因你的錯誤操作而出現故障，造成企業經濟損失。

②與他人共用電腦時，要協調好電腦的使用時間，應根據任務量的輕重緩急區別對待。

③未經允許，不要查看別人的文件。注意機密文件的保密。

④不要在工作時間上網聊天、玩電腦游戲。（業余上網聊天，萬一感染了病毒，正常殺毒軟件不能消滅病毒時，可以下載專用殺毒軟件）

⑤工作結束后，應清理桌面多余的圖標，按規定程序關閉計算機，同時保持環境和設備的整潔。

2、提高計算機運行速度的辦法

（1）合理使用硬盤；：5點。合理分區和合理使用
    什么是合理使用硬盤呢？以一塊容量為80GB的新硬盤為例說明：C盤分給10至15GB（視操作系統而定），D盤調成10GB，E盤設為10GB，省下的就看著設吧（可對半分為F和G盤）。

分好區后如何使用是最為關鍵：4點 
   ①把操作系統裝在C盤上，并把Office、foxmail、ICQ、QQ、FlashGet、超級兔子、播放器軟件以及一些看圖軟件等常用小型軟件也安裝在C盤上。

②使用"優化大師"之類的系統修改軟件，把"我的文檔"、"上網緩沖"、"上網歷史"、"收藏夾"等經常要進行寫、刪操作的文件夾設置到D盤上，盡量避免其它分區產生磁盤碎片而降低硬盤性能。
   ③把各種應用軟件安裝到E盤，至于游戲可裝在F盤，G盤用來存放影音文件。
   ④對C盤進行一次碎片整理。

（2）虛擬內存的合理設置。這個問題較復雜，留在以后在講。
    （3）合理擺放"快捷方式"
    絕大多數運行軟件都是通過該軟件的"快捷方式"來做到的。硬盤越來越大，安裝的軟件也越來越多，許多人喜歡把快捷方式都放到桌面上，這樣不但使您眼花繚亂，而且系統性能也會下降，而且會造成系統資源占用過大而使系統變得不穩定，所以我們最好把桌面上的快捷方式控制在10個左右，其它的快捷方式可全放到開始菜單和快捷啟動欄中。

 （4）慎用"安全類"軟件
    這里是指實時性的防毒軟件和防火墻。該類軟件對系統資源和CPU資源的占用是非常大的（有的高達30%以上）。如果您不經常上雜七雜八網站的話，這類軟件完全沒有必要使用。建議你辦公室里的存儲有公司重要數據的計算機不要上網。下面我還要講到其泄密的危險性。
     （5）減少不必要的隨機啟動程序 
    許多人不知道什么程序是可以禁止的，什么是不能禁止的，因此也沒有進行這一步工作。在界面的"開機速度優化"中優化大師中，會提示什么可以禁止，什么不能禁止。這樣做除了能加快啟動速度外，還能提高系統在運行中的穩定性！
    （6）桌面背景不要太復雜
    桌面背景也不要弄得太復雜（建議設為"無"），有的還做成了動畫桌面，這除了會給系統帶來不穩定因素外，沒有任何好的作用——畢竟我們只有很少時間是面對桌面的。
    （7）盡量精簡右鍵菜單

3、電子檔案的保存與維護

（1）要建立適合于磁、光介質保存的環境。

諸如溫濕度的控制，存放載體的柜、架及庫房應達到的有關標準，載體應直立排放、并避光、防塵、防變形，遠離強磁場和有害氣體等。  　　

（2）要保證電子檔案內容邏輯上的準確。

電子檔案的內容是以數碼形式存儲于各種載體上的，在以后的利用中，必須依賴于電子計算機軟硬件平臺，將電子檔案的內容還原成人們能夠直接閱讀的格式進行顯示。這對于電子檔案而言是一個較為復雜的過程。

因為，電子檔案來自各個方而，往往是在不同的電子計算機系統上形成的，且在內容的格式編排上也不盡—致，這種在技術和形式上的差異，必然導致在以后還原時所采用的技術與方法的不同。而電子檔案在形成時所依賴的技術，往往是已經過時的技術，這是科技進步所帶來的必然結果。

因此，除對電子擋案本身進行很好的保存外，還必須對其所依賴的技術及數據結構和相關定義參數等加以保存，或采用其他方法和技術力加以轉換。  　　

    （3）要保證電子檔案的原始性。對于一些較為特殊的電子檔案，必須以原始形成的格式進行還原顯示。可采用以下三種方法：—是保存電子檔案相關支持軟件，即在保存電子檔案的同時，將與電子檔案相關的軟件及整個應用系統—并保存，并與電子檔案存儲在—起，恢復時，使之按本來的面目進行顯示；二是保存原始檔案的電子圖像；三是保存電子檔案的打印輸出件或制成縮微品，因為這是最為穩妥的永久保存方法。  　　

    （4）要保證電子檔案的可理解性。對一份電子檔案的內容來說，常常有不被人完全理解的情況。為了使人們能夠完全理解一份電子檔案，就需要保存與檔案內容相關的信息。這些信息應包括：元數據；物理結構與邏輯結構的關系；相關的電子檔案名稱、存儲位置及相互關系；與電子檔案內容相關的背景信息等。

    （5）要對電子檔案載體進行有效的檢測與維護。電子檔案載體是磁性載體，極易受到環境的影響。因此，對所保存的電子檔案載體，必須進行定期檢測和拷貝，以確保電子檔案信息的可靠性。定期檢測，應每年一次，采用等距抽樣或隨機抽樣的方式進行，樣品數量以不少于10%為宜，以一個邏輯卷為單位。首先進行外觀檢查，確認載體表面是否有物理損壞或變形，外表涂層是否清潔及有無霉斑出現等。然后進行邏輯檢測，采用專用或自行編制檢測軟件對載體上的信息進行讀寫校驗。通過檢測發現有出錯的載體，須進行有效的修正或更新。應每四年拷貝一次，且原載體繼續保留的時間不少干四年。對于電子檔案的檢測與維護，必須進行嚴格管理，因為任何一次誤操作，都可能使保存的電子檔案遭到人為損害，甚至造成難以彌補的損失。必須建立相應的維護管理檔案，對電子檔案的檢測、維護、拷貝等操作過程進行記錄，避免發生人為的誤操作或不必要的重復勞動。  　　

    對電子檔案的有效保存與維護，是—項極其重要而復雜的工作。因而，應充分考慮環境、設備、技術、人員及電子檔案的特點等條件，制定技術方案和工作模式，并采取有效措施，以確保電子檔案的安全可靠，能夠永久地處于可準確提供利用的狀態。

（qh辦）